ちょっと自由に生きるコツ

読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

ちょっと自由に生きるコツ

見方を変え気持ちを変えるとちょっと自由になれるかも。 ビジネスマン向けのメソッドから、日々の雑感までを綴っていきます。

報連相のお作法 その1 自分の「型」をつくる

 

【スポンサーリンク】

                             f:id:b-zone-salariedman:20150907220445j:plain

「報連相」とは?

「報連相」について整理してみたいと思います。

「報連相」とは、報告・連絡・相談の略ですね。

 

ずーっと前の話ですが、「報告と連絡の違いって何ですか?」と訊ねて、「何をバカな質問をしてるんだ」って言われたことがあります・・・。それくらい当たり前のことだと思うのですが、自分なりに考えたのが、

 報連相とは情報の共有化のことであり、その内容によって呼び方を区分している

ということでした。

 

共有化する情報の内容とは、具体的には

  • 報告・・・出来事(受動的・事象レベル)、アクション(能動的)の結果
  • 連絡・・・決定事項(比較的軽い案件)
  • 相談・・・これから起こすアクション

という感じでしょうか。

 

こう考えると、「連絡」はちょっと別物であまり作為が入らない、と言うか淡々と伝えるものである一方、「報告」と「相談」はセット物で、その先にある「意思決定」または「指示」につなげることが大切ということなるかなと思っています。

もちろん、これ以外にもいろいろな考え方はあると思いますが。

【スポンサーリンク】
 

意識したほうが良いこと

さて、「意思決定」や「指示」が先にあるのであれば、上司の状況は意識したほうが良いですね。

 

一般的に、上司は忙しいです。

何人もの部下がいて、それぞれが複数の案件を抱えている。上司は、そんな個々人に対して同時並行的に対応しているため、どうしても忙しくなります。

 

そのため、ひとつの案件に費やす時間を少なくしたいという気持ちは大きいでしょうし、同時に対応する複数の案件に対しては、優先順位を付け、上司の立場で重みのないものは簡単にすませようという気持ちも大きいでしょう。

 

一方、多くの案件に対応しているということは、優先順位の低い事案や細かい部分は忘れてしまっているケースがあると思います。なので、説明時に気を効かせたつもりで、前段を省略し過ぎたり、報告の間隔を開け過ぎると、ちゃんと理解してもらえないといった問題がおきます。

 

自分の「型」をつくる 

と言うことで、報告や相談は、

  • こまめに行うこと
  • ポイントを的確に示すこと
  • 状況に応じた意思決定や指示を得ること

が、大切になってくると考えられますね。

 

これらを意識して行うと、自分の「型」が出来てきます。この「型」にはめることで、随分と楽ができるようになるのです。

 

具体的には

  1. 初めに報告・連絡・相談のどれなのかと説明に要する目安の時間を告げる
  2. 結論を端的に述べる
  3. 結論に至った背景や関与者の動向等の理由を述べる
  4. 結論以外の選択肢とそれを採用しなかった理由を述べる(能動的な場合のみ)
  5. 上司からの質問や指示を受ける
  6. 最後に、次にどうしたいかを述べ承認を得る

という「型」です。

 

時間配分は、1と2で30秒、3・4・6は各々上限で60秒、当方の持ち時間はトータルで3分以内といったイメージです。

5はその時々により時間は変わります。6は5の中で決まってしまう場合もあります。

 

こうやってあらためて見直すと、説明の流れとしては実にオーソドックスですね。

最大のポイントは、「常に一定の流れで3分以内で収まる」というパターンであるため、聞くほうの負担が少なく、結果、スムーズなやり取りが出来る、というところだと思っています。