ちょっと自由に生きるコツ

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ちょっと自由に生きるコツ

見方を変え気持ちを変えるとちょっと自由になれるかも。 ビジネスマン向けのメソッドから、日々の雑感までを綴っていきます。

ビジネスメール 楽するための4つのポイント

 

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メールのルール

皆さん、ビジネスでメールを多用されていると思います。

社外に発信するメールは、世の中の常識に沿った書き方をされていると思いますが、社内メールにおいては、会社各々の独自ルールがあるようですね。

 

これは、聞いた話なので事実の程は分かりませんが、某巨大電機メーカーさんのルールでは、宛て名は、( _ )と役職をつけずに名字だけを( )書きするそうです。

さらに、役職が上になるほど、名字に使う文字数を短くするそうです。

具体的には、鈴木一郎さんが営業課長の場合、(鈴木)、営業部長の場合、(スズ)と、仮に社長であれば、(ス)と記入するそうです。

 

理由は2つあって、ひとつは、「長々と打ち込むのは時間の無駄」、もうひとつは、「いちいち役職をつけなくとも鈴木と言えば、この俺だろう!」と思っているエライ人の自尊心をくすぐる?お作法だそうです。

同社の方から直接聞いた話ではないので、ホントにホントかは、知りませんが・・・(笑)

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メールのマイルール

このような社内ルールはかなり特例だと思いますが、私は社内メールでの「マイルール」を持っています。

ポイントは、「受けての読む負担を極力少なくすること」です。

 

具体的には

1タイトルは本文を読まれなくても、最低限の情報が伝わるようにする

例)件名:【要出欠回答】10/1(木)10:00から30分、A会議室で○○の共有会議を行います

2本文は、体言止めの簡潔な文で箇条書きにする

3添付資料がある場合は、そのポイントを本文に箇条書きする

4上記2と3の数は極力少なくし、原則、7行以下に押さえる

の4つです。

 

しばらく、このスタイルを続けていたら、嬉しいことにマネをしてくれる人が増えました。結果、メールを読む時間とポイントを理解する時間が大幅に短縮でき、場合によっては本文を読まずに済ませられるケースも増えて助かっています。

 

このやり方、実践されている方もたくさんいると思います。

「まだやってないよ」という人は、社内的に許されるのであれば、一度試してみる価値はあると思いますよ。

 

また、profeelsさんが、「ウマいメールの書き方。」をアップされています。

こちらでは、メールのやりとり判断材料に使う考え方も紹介されています。

是非、ご一読を!

blog.maniwanaoto.com

 

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