ちょっと自由に生きるコツ

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ちょっと自由に生きるコツ

見方を変え気持ちを変えるとちょっと自由になれるかも。 ビジネスマン向けのメソッドから、日々の雑感までを綴っていきます。

部下に仕事を実行してもらうための適切な業務指示の出し方  

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業務指示について

部下にしっかりと仕事をしてもらえる、そんな業務指示の出し方について考えたいと思います。

 

大前提

当然ですが、上司であるあなたの役割は、求められる成果を組織として出すこと、つまり、部下に成果を出してもらえるように働きかけることであり、そのための条件として、

  • 適切な内容の指示を出すこと
  • その内容を部下に正しく理解させ、実行させるための要件を整えること

が大前提となります。

 

部下の目線に立つ

さて、その大前提はクリアしたとしても、一方的に指示を出すだけで、全ての部下がサクサク動いてくれるのであれば、誰も苦労はしません。

そうでないからこそ、工夫が必要なのです。

そこで、意識すべきと考えるのが、「部下の目線に立つ」ということです。

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反応を想定する

まず第一に、「この業務指示を受けたときに、部下はどんな反応をするだろうか?」とイメージしてみるのです。

 

同じ案件であっても、部下によって反応は全く違ってくるでしょうね。

明らかに嫌がるそぶりを見せる人もいれば、喜んで!と反応する人もいると思います。

だからこそ、部下個々人の「能力・性格・価値観」、そして、現在、従事している他の業務の状況をしっかりと把握し、各人に応じた「業務指示」を出す必要があるのです。

 

嫌がると思ったら

「嫌がるだろう」部下には、しっかりとした動機付けが必要です。

「なぜ、この仕事をやる必要があるのか」という理由や、「この仕事をやることで、本人にとってどんなプラスがあるか」といった部下本人にとっての意味、などなどをしっかりと説明し、納得を得ることが重要です。

そして、嫌がる理由を聞きだし(往々にして、積極的に言いたがらないものですが)、それを取り除く方法を一緒に考えることも大切ですね。

 

喜ぶと思ったら

また、「喜んで!」と反応する部下であれば、「動機付け」はあまり気にしなくても良く、逆に本人から、前向きの気持ちや達成したい目標などを言ってもらうことで、意欲を高めさせるほうが良いでしょう。ただし、部下の能力や性格から「気をつけなければならないこと」は、具体的に注意しておく必要があります。

 

このように、部下に対する「指示」は、画一的・一方的ではなく、案件の内容と部下個々人の能力や性格等にあった形にカスタマイズして出すことが大切です。

簡単に言うと、指示する内容は同じだけど、部下によって言い方と言う内容を変える、ということですね。

 

関わり続ける

第二に、「しっかりと出来ているかどうかを確認し、必要に応じてテコいれをする」こと、つまり、指示したことに関わり続けることです。

 

働きかける

部下によくある不満として、「人にアレやれ、コレやれって命令するだけで、本人は何もしていない」というのがあります。

部下の立場からすれば、上司は指示命令するものと分かってはいても、「丸投げ・ほったらかし」だと、仕事に対して「やらされ感」が高まるものです。

さらに、上司本人が「指示したことを忘れていた」などは、もう最悪で、一気にやる気はなくなり、上司に対する不満は膨れ上がります。

絶対に避けなければなりません。

 

そのためには、上司から働きかけることです。

ある程度のタイミングで、上司から部下に「その後、どう?」と声をかけることを忘れないようにしたいものです。

 

期限を決める

とは言いながら、頻繁に「どうなってる?」って聞けるほど、上司には時間はありませんし、部下にとっても迷惑な話です。

 

そこで、一番最初に指示するときに、1回目の報告事項と期限を提示しておくのです。

例えば、「指示内容を企画書にまとめて3日後、報告に来るように。それまでに迷うことがあったら、いつでも遠慮なく相談に来なさい」と伝えるのですね。

そして、3日後に報告に来た際に、「次は、○○について、実際に取り掛かる前に/○月○日に」という風に、次回のテーマとタイミング/日時を決めておきます。

その合間に、ポツンと「どう、進んでる?困ったこととか、ない?」と声をかけると、細やかな進捗把握が出来ますし、少なくとも部下の「やらされ感」はなくなります。

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テコ入れ

そして、テコいれです。

出来ていないところを見つけ、なぜ出来ていないのかを考え、それを出来るように手をうつことです。場合によっては、部下に成り代り、上司が対応することもあります。

 

この場合も、「部下の目線」に立つことが大切ですね。

特に出来ていない場合、「何でこんなことが出来ないのか?!」と叱責してはダメなのです。

それは、ただ単に「オレだったら、簡単に出来ているぞ」を裏返して自慢しているだけ。

何の解決にも繋がらないとともに、部下にとっては、意味がないどころか、気分を損ねたり、重圧になるだけですからね。

同じ意味で、「がんばれ」などの叱咤激励も気をつけたほうがいいですね。

 

まとめ

必要なのは、「出来ないことを出来るようにすること」です。

労力や時間や予算などが不足しているのであれば、それらをどう補えば良いのか、他の選択肢も含めて検討・導入する。場合によっては計画の見直しもあるでしょう。

折衝において、部下の役職では不十分、であれば、上司が代わりに行ってやればよいのです。

 

もし、部下がさぼっていて出来ていないのであれば、なぜサボったか、どうすればサボらなくなるのかを、冷静に話し合い、本人から意見を述べるようにすべきですね。

これは、上司から怒鳴られるよりもよっぽど怖いし、効きますよ。

 

複数の部下に対して、同時並行的にこのような対応をしなければなりませんので、上司は本当に大変です。でも、「部下にしっかりと仕事をしてもらう」、それが一番重要な上司の仕事ですから、やるしかないと思います。

 

 おすすめする本

さて、上司として最も悩ましいのが部下との接し方ですが、

「ついていきたい」と思われるリーダーになる51の考え方

という本には、多くの上司が実際に直面する問題に対して、どのような考えで、どう対応すれば良いかが具体的に書かれています。

 

もちろん、すべての考え方に同意できないでしょうし、自分のマネジメントスタイルに合わない点もあるでしょう。

それでも、実践的な手法は「使えるもの」であり、そして、自分が抱える問題を解決する糸口を見つけることができるはずです。

私も大いに参考にさせてもらった一冊。強くおすすめします。

「ついていきたい」と思われるリーダーになる51の考え方

「ついていきたい」と思われるリーダーになる51の考え方

 

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