ちょっと自由に生きるコツ

ちょっと自由に生きるコツ

見方を変え気持ちを変えるとちょっと自由になれるかも。 ビジネスマン向けのメソッドから、日々の雑感までを綴っていきます。

「訪問」と「来客」について

基本的なビジネスマナーとして、お得意様やお取引先への「訪問」と自社に訪れた「来客」対応について記します。

 

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 訪問

アポイント

よほど親しい間柄か、ルートセールス等で定期的に訪問している場合を除き、仕事においては訪問のアポイント(面会の予約)をとります。

原則として、電話での依頼となりますが、メールでも可の場合もありますね。

 

伝える内容は、

  • 訪問日時
  • 訪問者
  • 訪問主旨(面会の目的)
  • 所要時間

の4項目です。アポイントの電話を入れる前に、整理しておきましょう。

なお、訪問日時については、複数提示するとスムーズに予約できるでしょう。

 

訪問・受付

遅刻するのは絶対にNGですが、早すぎるのも先方に迷惑をかけます。

10分前に到着し、身だしなみをチェックした上で、5分前に受付をするとよいですね。

 

受付では、

「○○社の××と申します。△△部の○○様と14時のお約束をいただいております」

と、自分の身分に訪問先相手とともに、アポイントがある旨を伝えます。

なお、受付は、有人の場合もあれば、無人で内線電話をかける場合、いきなり、執務室に入っていく場合など、いろいろなケースがあります。

 

*どうしても遅刻しそうな場合は、面会時間の10分前には、電話連絡するようにします。

 

待ち方

その場で迎えが来るのを待つか、案内にしたがって移動することになります。

応接室に、単独で通された場合は、来客者用(上座)の末席に座ります。

(下図の「C」の位置)

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先方が来るまで、座らずに立って待つ、もしくは、先方が来たら立ち上がるようにしましょう。

 

かばんや手荷物は、座席の足元におきます。空いている椅子や、テーブルの上におくのはNGです。

また、コート類は畳んで、足元のかばんの上におくか、自分の背中側におきます。

コートかけがあっても、勝手に使わないようにしましょう。

 

書類をかばんから出したり、手土産を渡すのは、あいさつを済ませてから行います。

 

なお、お茶やコーヒー、それに、お菓子が出されても、相手に勧められるまでは手をつけません。

 

退室

訪問した側から、話を切り上げるのが原則です。

頃合を見計らって、締めの言葉(「それでは、ご検討をお願いします」等)を言いながら、テーブルの上を片付け始めるとよいでしょう。

 

最後に、

「本日は、お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」

と述べて、退室します。

 

部屋を出たら、「こちらで失礼します」と一礼し、辞去の言葉を述べて立ち去ります。

エレベーターを使用する場合は、そこで辞去するのが一般的ですね。

エレベーターの中で、扉が閉まるまでお辞儀をすると丁寧です。

 

なお、コート、手袋、マフラーは、玄関を出るまで着けないのがマナーです。

 

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 来客

来訪されたお客様を、案内・取り次ぐ場合です。

 

お迎え

受付場所、もしくは、社内の指定場所まで、お迎えにいきます。

その際は、こちらから「○○様ですね」と声をかけた上で、「私、○○部の××と申します。応接室まで、ご案内いたします」等と誘導します。

ここでは、名刺交換を行わないのが一般的です。

 

案内

社内では先導します。2~3歩、前を歩くイメージでよいでしょう。

また、階段でも先導します。

 

部屋に到着すると、外開きのドアでは、お客様を先に室内に入ってもらうよう案内します。

内開きの場合は、ドアを開けながら自分が一歩先に部屋に入ります。

(細かい話ですが・・・、ドアに向かって蝶番側の手でドアの取っ手を開けると、動作がスムーズになります。逆手になると、相手に背中を見せることになりますので。ちなみにドアは、構造上、蝶番が出ているほうに開きます)

 

入室したら、上座に座るように勧めます。

コート類を持参されている場合は、ハンガーを勧めるか、コートを預かって代わりにハンガーにかけると丁寧です。

 

見送り

姿が見えなくなるまで見送るのが、大原則です。

基本は玄関までお見送りします。

エレベータの場合は、ドアが閉まるまでがお見送りです。

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以上、「訪問」と「来客」の基本でした。

 

それでは、また、次回!

 

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