ちょっと自由に生きるコツ

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見方を変え気持ちを変えるとちょっと自由になれるかも。 ビジネスマン向けのメソッドから、日々の雑感までを綴っていきます。

人事異動の「内示」が出たら、必ずやりたい5つのこと

人事異動の時期が近づくと、社内はなんとなく落ち着かない雰囲気になってきます。

 

「今度、誰それが転勤するらしいぞ」とか、「某が、部長に昇進するみたいだ」などの噂話が密やかに広まっていき、「今回、自分は異動するかも」と思っている人は、やたらにそわそわして、何か情報がないか探ろうとします。

 

そして、人事異動の「内示」当日。

多くの会社では、内示日および通達時間は決められていますので、その日は朝から「ざわざわ・・・」と、静かなお祭り状態です。

 

他人事であっても、内示日は落ち着かないもの。

それが、予期せず自分が受けることになったら、まして、初めての内示であったら、動転してしまうものですが、一番大切なのは、浮き足立たないことです。

 

それとともに抑えておきたい「やるべきこと」もいくつかあります。

本エントリーでは、人事異動の内示が出たときにやるべき5つのことを記したいと思います。

 

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上司にお礼を言う

内示の流れ

内示が出るときは、直属の上司から別室(または、目立たないスペース)に呼ばれて、伝えられるのが一般的です。

 

冒頭、「○月○日付けで、A営業所に異動してもらいます」との言のあと、異動理由や異動先での仕事、これまでの貢献に対する労いなどと、今後の事務的な話がなされるでしょう。

 

つとめて冷静に

別室に呼ばれたときは、「来た!内示だ!」と覚悟を決めます。

自分にとって望ましい内容であれば良いのですが、必ずしもそうとは限りません。

示された内示の内容が予期せぬもの、不本意なものであることは十分、ありえます。

 

そのときは一瞬、「えっ?!」と頭の中が真っ白に。

しばらくの間、「なんで?」「どうしよう?」と疑問と不安でいっぱい、だけど、頭の中は何も考えられない状態になっています。

当然、上司の説明は右から左に流れてしまいます。

 

私自身、こうなった経験が2・3度ありますが、それくらい、予期せぬ内示、不本意な人事異動のインパクトは大きいのですよね。

内示を受ける当事者になると、冷静さを欠いてしまうものなのです。

 

さて、ここで必要なのは、絶対に感情的にならないこと。

頭に血が上って、上司に噛み付いたり反論したところで、人事案が覆ることはありません。

にもかかわらず、感情的な言動を取ってしまうと・・・、自らを貶めることであり、後々もロクなことはないのです。

どんな内示であっても、心を落ち着かせ、つとめて冷静であることが大切です。

 

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上司にお礼を言う

内示を受ける際に、大切だけど忘れがちなのが「上司にお礼を言う」ことです。

 

もちろん、上司が本当にヒドイ奴だったり、内示の内容がメチャクチャで納得がいかないのであれば、礼など言う必要はありません。

 

しかし、そうでなければ内示の場で、これまで世話になったことのお礼を述べましょう。合わせて、まあまあ納得のいく人事であれば、上司の差配にもお礼を言うとよいですね。

 

内示の席では、ややもすると頭の中は自分のことでいっぱいいっぱいになってしまい、周囲に気が回らなくなります。

目の前にいる上司の存在も、つい忘れてしまうのです。

 

しかしながら、これまでの関係や、大なり小なりお世話になったことなど、人として礼を述べるべきことはあるはず。

それを、このような「尋常でない場」で思い出せるか、言葉として発せられるかは、まさに「人間の器」が問われることなのです。

 

お礼を言われた上司は当然、嬉しく思うし、あなたに対する評価は一段と高くなるでしょう。

それは、今後の両者の関係をより良くし、あなた自身の社内での評価も高めることになります。

是非、意識してお礼を言うようにしたいものです。

 

異動の理由を確認する

人事的な評価や位置づけを知る

上司から異動理由の説明はあるでしょうけど、それは通りいっぺんのものに過ぎないかもしれません。そして、往々にして「キレイなほめ言葉」が並べられるものです。

 

それを100%真に受けずに、改めて「異動理由」を確認するのです。

話の中には、必ず自分の「人事的な評価や位置づけ」が見え隠れしています。

 

例えば、A営業所からB営業所へ横すべりで転勤となる場合は、業務内容はほとんど変わらないので、当面、自分が歩むキャリアパスは営業ラインであると確認できます。

 

B営業所が格上の部署であれば、一般には「目に見えない栄転」になります。その異動理由は、自分の評価されている点や期待されていることが伝えられるはずで、これは真に受けて大丈夫でしょう。

 

格下の部署に転勤となり、「業績が良くないから立て直して欲しい」みたいな言葉があり、続く具体的な説明が、まさにその通りの内容であれば、あなたは会社から、相当、期待されています。

 

しかし、説明を濁したり、言葉の端々にネガティブな感じがあると、残念ながら、あまり良い評価を得られていない、ということが分かります。

(本当は、そうあって欲しくないですけど・・・)

 

全く異なる部署に異動となる場合は、自身の能力のどこに注目されたのか(会社がそれをプラスとみているかマイナスとみているかも含め)が分かりますし、場合によっては、自分が乗っかっているレールがどんなものかも分かってくるのです。

 

新しい上司は「色メガネ」で見ている

さて、今の上司がつけたあなたの評価内容を、異動先の上司は既に知っている、と言うことは、是非、知っておいてください。

仕事の評価や人物評定は、上司間で引き継がれていきますので。

 

新しい上司は、初めから、現在の上司が持つ情報という「色メガネ」で見ています。

なので、内示を機会として、自分に対する評価を知ること、そして、新任地での立ち振る舞いを考え見直すことが、人事異動というリセットの場面でとても大切となります。

良い点は伸ばし、悪い点は少なくする。

これによって、新しい上司の期待を、良い意味で裏切ることができると良いですよね。

 

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異動の周知や新任先への挨拶・引継ぎのやり方を確認する

異動の周知

異動の周知のやり方も、できるだけ内示の場で確認してください。

内示情報は、発出後開示OKと言う会社もあれば、正式に辞令がでるまで非開示という会社もあります。

自分からオープンにして良いのか、また、そのタイミングはいつが良いのかは、会社によって違いますので、必ず上司に確認してください。

 

もっとも、開示OKであっても、自分が言う相手は、同じ部署の先輩や日頃から仲良くしている人など、「自ら直接伝えたい人」だけに限定しましょう。

 

というのも、自分の人事話を自ら行う人は、一般に「品性が低い」と見られがちだからです。

さらに、本当の「ご栄転」話であれば、「自慢している」といらぬ反感を買いかねません。

自ら声高に言うのは避けるべきです。

 

まぁ、放っておいても人事の噂は勝手に広がっていくものです。心配せずに、他人に任せておきましょう。

 

新任先への挨拶・引継ぎ

新任先への挨拶・引継ぎをどうすれば良いかは、後日でも良いので必ず上司に必ず確認しましょう。

くれぐれも、勝手に先走って新しい上司に連絡することのないように

 

実は、この段取り付けは「上司にとっての見せ場」であるケースが多いのです。

通常、社員を出す部署の上司から、受ける部署の上司に連絡を入れ、

「今度、ウチの某がお世話になりますが、よろしくお願いします」

と仁義を切って(古い言い回しです・笑)、着任日や引継ぎの仕方などを大まかに決めるのです。

 

その上で、「では、後日、本人から直接、ご挨拶の連絡をさせます」で締め、そのあと異動する部下に「ああして、こうして」を伝えるのです。

 

ある種のセレモニーですから、会社によってやり方は異なります。

ここまで部下の面倒を見ないところもあるでしょうけど、上司にとっては、この一連の流れをもって、「大切な部下を送り出す」責任を果たすことになるのです。

 

なので、部下が自分で勝手に連絡すると、「双方の上司の出番」をブチ壊すことになりかねないのです。

一言聞くだけで済む話ですから、必ず確認しましょう。

 

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引継書を作成する

引継ぎはシンプルに

引継ぎ書は、できるだけシンプルなものにしましょう。

理由は、自分の作成の負担を軽くすることと、受け手(後任者)の負担を減らすことにあります。

 

心配性の人、責任感の強い人に見られる傾向として、丁寧な引継ぎ書を作成し、過去の書類やデジタルデータも、一式、全て引き継ごうとする、というのがあります。

とても親切なのですが、これらの資料は受け手にとって、ほとんどが「ゴミ」に過ぎないのです。

逆に、分量がやたらに多いので、重要な情報は何で、知りたい情報がどこにあるかサッパリ分からない、ということになりがちです。親切心が仇となるのですね。

 

引継ぎ書は、せいぜいA4ペーパー2枚に収め、資料は「全部捨てる」くらいの覚悟で整理しましょう。

 

引継書に書く内容

引き継ぐべき事項は2つ。

「仕掛かり業務の概略」と「要注意人物の属人情報」だけで良いです。

 

業務手順は、必要に応じて書かざるを得ないかもしれませんが、ルーティン的なものは社のルールとして定められているでしょうし、自分で作ったものは、必ずしも後任者の役に立つとは限りませんので。

 

「仕掛かり業務の概略」は、ことの発端や目的、全体スケジュールと現在の進捗状況など一般的な内容にあわせ、業務の関与者と「いつ、誰が、何を言ったか」は必ず書いておきましょう。

特に、自分が「約束したこと」は、必ず伝えてください。

 

「要注意人物の属人情報」は、口頭で引き継ぐようにしてください。

自分の整理のためにペーパーに書いても、その紙は渡さないこと。でないと、後々、いらぬ問題が起きないとも限りませんので。

 

また、自分が仕事の引き継ぎを受ける前任者に対しては、引継資料の作成等について、上述のものを準備するよう依頼しておきましょう。

そうすると、あなた自身もスムーズに引継を受けることが出来ますから、ね。

 

新たな上司の情報収集を行う

新たな上司がどんな人か、その情報を収集するのが、内示が出て以降にやるべき、最も重要なことです。

 

言うまでもなく、新しい上司は、これからのあなたの人生に大きく影響を与える最重要人物です。

その

  • 人となり
  • 得手・不得手、好き嫌い、人脈
  • 本人が大事にしていること、「殺し文句」、「NGワード」
  • 過去キャリア、実績、エピソード(武勇伝?)
  • どういう仕事の仕方を喜ぶか・嫌がるか

など、できる限りの情報を集め、対応の仕方を考えておくことが大切です。

 

以下の2つの記事で関連する事項を書いていますので、ご参照ください。

 

まとめ

内示が出たらどうするかをまとめると、冷静さを保つことを前提に、

内示の席上でやるべきこととして

  • 上司にお礼を言う
  • 異動の理由と異動の周知方法を確認する

後日にやるべきこととして

  • 新任先への挨拶・引継を確認し、その指示通りに行う
  • シンプルな引継書を作成する
  • 新しい上司の情報を収集する

と記しました。

 

内示が出たら、特に引越しが必要なものであったら、本当に大変な日々を過ごすことになります。

あっという間に時間は過ぎていきますが、ここに記した項目を覚えておいて、是非、実践していただきたいと思います。

 

また、他の会社で、人事異動などの実態がどうなっているのか、ご興味のある方は、是非、

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では、また。

 

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